سلسلة مراحل العملية الادارية ووظائف المشروع < محاضرات كاملة >

مراحل العملية الإدارية ووظائف المشروع

×                       وظائف الإدارة (العمليات الإدارية):

تتمثل هذه الوظائف في الآتي:

1-   التخطيط.

2-   التنظيم.

3-   تكوين وتنمية الكفايات الإدارية.

4-   التوجيه.

-       4/1 الاتصالات.

-       4/2 القيادة.

-       4/3 الدافعية.

5-   الرقابة.

وسنتناول كل فيما يلي:

1)    التخطيط:

يتعلق التخطيط بالاختيار بين البدائل ومن ثم فهو يمثل عملية اتخاذ القرارات التي تتعلق بالمستقبل ولذا فهو يسبق أي عمل تنفيذي.

ومن خصائص التخطيط ما يلي:

         ‌أ-        يعد وظيفة من وظائف المدير.

       ‌ب-     يحدد غايات وأهداف المشروع وسياساته وبرامجه للوصول لهذه الأهداف.

       ‌ج-       موقوت أي مرتبط بزمن محدد.

        ‌د-        جودة التخطيط تعتمد على جودة المعلومات ومن ثم يجب الموازنة بين التكلفة والعائد عند جمع المعلومات.

      ‌ه-      يرتبط التخطيط بعملية اتخاذ القرارات.

       ‌و-       له أنوع عديدة (تخطيط استراتيجي/ تخطيط تنفيذي/ تخطيط وظيفي) 

تمر عملية اتخاذ القرارات بالمراحل التاليه :- 

1. تحديد المشكلة 
2. تحليل البيانات وأحتمال الحل 
3. تقييم الحلول 
4. أختييار الحل المناسب 
5.  وضع خطة التنفيذ

 

×             أهمية التخطيط للمشروعات:

-             يحدد الأهداف بوضوح.

-             يحدد الطرق والأساليب التي يجب على العاملين إتباعها للوصول للأهداف.

-             يحدد الموارد التي يجب استخدامها (مادية/ بشرية).

-             يحدد الوقت اللازم لتنفيذ الأنشطة والعمليات.

-             دراسة المستقبل والتنبؤ بالمشاكل والصعوبات مقدماً سواء مادية أو إنسانية والتكيف معها أو التغلب عليها.

-             يعمل على تحقيق الكفاءة والفاعلية الإدارية.

-             يساعد التخطيط على العمل في ظل البيئة المحيطة المتغيرة ومن ثم مواجهة المشاكل غير المتوقعة وتقليل التعرض للأزمات بتوقعها قبل حدوثها.

1)    التنظيم:

-                يتضمن التحديد الواضح لأوجه النشاط اللازم لتحقيق الأهداف المحددة وإعداد وتجميع هدف الأنشطة وإسنادها للعاملين وتفويض السلطات والصلاحيات لتمكينهم من أداء هذه الوظائف.

-                ويتضمن أيضاً تحديد العلاقات بين العاملين لتسهيل التنسيق بينهم وترجمة هذه العلاقات في شكل تنظيمي أي خريطة تنظيمية تحدد المستويات الإدارية المختلفة.

ويلاحظ ما يلي:

عند تحديد الهيكل التنظيمي يجب أن يكون الإنسان هو جوهر التنظيم لتقليل الصراعات التنظيمية وملء المكان المناسب بالشخص المناسب ومن ثم يجب الاختيار الجيد للعاملين مع التأكيد على أن حجم المشروع يؤثر على وظيفة التنظيم وأن الهيكل التنظيمي وسيلة وليس هدفاً في حد ذاته.

2)    تكوين وتنمية الكفايات الإدارية:

تتعلق هذه الوظيفة بتكوين وتنمية الهيئة الإدارية داخل المشروع والتأكد من توافر الأعداد والنوعيات اللازمة لإدارة الأعمال المطلوبة مع تنمية كفاءة العاملين للتمشي مع الظروف المتغيرة والتطورات المحلية والإقليمية والتكنولوجية.

3)    التوجيه:

أي إرشاد المرؤوسين والإشراف عليهم وتتعلق بما يلي:

‌أ-     الاتصالات: وتتصل بإعطاء التوجيهات والتعليمات لأداء عمل معين للعاملين والتعرف على مشاكلهم.

‌ب- القيادة: إزكاء روح الابتكار والمبادرة لدى المرؤوسين وأن يكون القائد قدوة وذو صفات معينة ويتبع الأساليب القيادية الفعالة.

‌ج- الدافعية: أي التعرف على حاجات العاملين ودوافعهم وإشباعها لرفع روحهم المعنوية.

4)    الرقـــــابة:

تتعلق الرقابة بالتأكد من أن النتائج المحققة تتطابق مع الأهداف المخططة.

وعليه فالرقابة تتضمن أربع خطوات هي:

1.    تحديد الماعيير الرقابية 
2.    قياس الاداء الفعلي 
3.    معرفة الازمات وأسبابها 
4.    تصحيح الاداء 

 

×     أسس نظام الرقابة:

يوجد نطاقان للرقابة وهي:

‌أ-     الرقابة بالملاحظة الشخصية.

‌ب- الرقابة بالاستثناء.

×             خصائص النظام الرقابي الجيد:

1-    أن يتمشى مع طبيعة نشاط المدير نفسه.

2-    أن يساعد على سرعة اكتشاف الأخطاء أو الانحرافات.

3-    أن يتسم بالمرونة.

4-    أن يتمشى مع المستويات الإدارية.

5-    أن يكون اقتصادياً.

6-    أن يتسم بالسهولة والوضوح حتى يسهل فهمه من قبل المنفذين.

×             العلاقة بين وظائف المدير ووظائف المشروع:

نلاحظ أن كل وظيفة من وظائف المشروع تحتاج العمليات الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة على النحو التالي:

وظائف الإدارة وظائف المشروع	تخطيط	تنظيم	توجيه	تنمية كفاءات	الرقابة
الإنتاج	ü	ü	ü	ü	ü
التسويق	ü	ü	ü	ü	ü
التمويل	ü	ü	ü	ü	ü
الموارد البشرية	ü	ü	ü	ü	ü