سلسلة المراحل العلمية والادارية ووظائف المشروع < الوظيفة المالية _ مداخل الدراسة >

الوظيفة المالية : مداخل الدراسة

مقدمة.

1-       المدخل التقليدي في الوظيفة المالية.

2-       المدخل الإداري في الوظيفة.

3-       مدخل صناعة القرارات في الوظيفة المالية.

مقدمة :-

يمكن النظر للظاهرة الواحدة من أكثر من زاوية وبأكثر من طريقة، وهذا الأمر يحدث عند دراسة الوظيفة المالية. وبصفة عامة توجد ثلاث مداخل أساسية تم دراسة وظيفة التمويل من خلالها وهي :-

	المدخل التقليدي		المدخل الاداري		.   مدخل صناعة القرارات

 

أولا : المدخل التقليدي في الوظيفة المالية :-

هو أقدم المداخل لدراسة وظيفة التمويل ويعد امتدادًا لدراسة اقتصاديات المنشأة. ويتركز الاهتمام في الطريقة التقليدية على مسائل معينة مثل :-

الأشكال التنظيمية – التمويل طويل الأجل – الاندماجات – إعادة التنظيم – المنشآت المالية.

وتعرض هذا المدخل لانتقادات هي :-

1-           أنها تعالج موضوع التمويل كله من وجهة نظر المستثمر الخارجي بدلاً من وجهة نظر المدير الذي يتخذ القرارات في الشركة.

2-           أنها أعطت اهتمامًا زائدًا بل كليًا لتمويل الشركات المساهمة في حين لم تحظى الأشكال الأخرى من المشروعات إلا باهتمام قليل.

3-           اهتمت هذه الطريقة بدراسة الأحداث الهامة في حياة الشركات كالإنشاء والترويج للمشروعات الجديدة والاندماج إلا أن هذه الموضوعات في الغالب لا تمت بصلة إلى المشاكل اليومية التي تواجهها الشركات العادية أثناء إدارتها.

4-           ركزت هذه الطريقة على نواحي التمويل طويلة الأجل في حين أهملت تقريبًا مشاكل إدارة رأس المال العامل.

ويرد على بعض هذه الانتقادات بما يلي :-

1-           أن هذه الطريقة ظهرت في مراحل مبكرة لم يكن المدخل الإداري في ذاته قد تطور كثيرًا فيها.

2-           كانت معظم الشركات لا توفر معلومات مالية عن أنشطتها بسهولة، بل كانت معظم المعلومات تعتبر سرية.

ومازال هذا المدخل موجود في التدريب حتى الآن.

ثانيًا : المدخل الإداري في دراسة الوظيفة المالية :-

نتيجة للانتقادات السابقة للمدخل التقليدي تم ظهور المدخل الإداري لسد الثغرات الموجودة في المدخل السابق. حيث يتم النظر وفقًا للمدخل الإداري إلى التمويل والوظيفة المالية على أنها:

 وظيفة أساسية في أي مشروع أو منظمة مثلها مثل الإنتاج والتسويق، وتحتاج هذه الوظيفة إلى إدارة تقوم بوظائف الإدارة المختلفة من تخطيط وتنظيم وتوجه ورقابة.

1-التخطيط المالي :

تتمثل الخطة المالية في التقديرات التي تعد للأرباح المتوقعة والتغيرات المتوقعة في أصول الشركة وخصومها ثم مجموع الأموال اللازمة لتحقيق الأرباح.

فالخطة المالية هي ترجمة مالية لخطة المبيعات وخطة الإنتاج. وتتكون الخطة المالية للمشروع من 3 قوائم هي:-

1-     قائمة نتائج الأعمال التقديرية.

2-     قائمة المركز المالي التقديرية.

3-     الموازنة التقديرية.

2-التنظيم :

إعداد البعد التنظيمي اللازم لتسير الأعمال مع الأخذ في الحسبان حجم المنظمة – طبيعة العمل.

3-الرقابة المالية :

مجموعة الأعمال التي تؤدى بقصد التعرف على نسبة العائد على رأس المال المستثمر والأسباب التي أدت إلى ارتفاعها أو انخفاضها.

وذلك من خلال مقارنة الأرقام التقديرية بالفعلية واستخدام التكاليف المعيارية.

ثالثا : مدخل صناعة القرارات

يعد هذا المدخل أحد المداخل الرئيسية فى علم الإدارة وهو يدرس القرارات التى يتخذها المدير بأنواعها والبدائل المختلفة المتاحة أمام المدير لاتخاذها وطرق اتخاذ القرارات وعلاقاتها ببعضها .. وهكذا.

ويمكن التمييز بين ثلاثة أنواع من القرارات :

(1) قرارات التمويل :

- تحديد المنبع الأمثل لمصادر التمويل.

- تحديد نسبة الديون إلى حق الملكية.

- تحديد مصادر الحصول على الديون .

المرشد الأساسي هو الحفاظ على مصالح الملاك بمعنى :

أ0 تحقيق أفضل عائد          ب- تحملهم لأقل قدر من المخاطر.

(2) قرارات الاستثمار :

تلك القرارات التى تتعلق بإنفاق الأموال المتاحة فى المشروع من أجل تحقيق العدالة، وتشمل:

vقرارات التخطيط الاستثماري : وتتعلق هذه القرارات بتوظيف الأموال فى استثمارات طويلة الأجل العائد وهى تتحقق فى المستقبل مثل ( شراء آلة جديدة – زيادة الطاقة الإنتاجية).

vقرارات الاستثمار فى الأصول المتداولة : وتتعلق هذه القرارات بتحديد التوليفة المثلى من الأصول المتداولة التى تضمن تحقيق الأهداف، وفى نفس الوقت تسمح بتوفير السيولة لسداد الالتزامات (هذه السيولة والربحية).

(3) قرارات ذات طبيعة خاصة :

هذه القرارات ليس فى طبيعة متكررة وإنما قد تحدث أو لا تحدث وإذا حدثت لا تتكرر ومن أمثلتها:

v     قرارات إعادة التنظيم.

v     قرارات الاندماج

وظيفة الشراء والتخزين

العناصر :-

1-  وظيفتا الشراء والتخزين.

a.     أداء وظيفة الشراء.

b.     المقصود بالشراء.

c.      مهام وظيفة الشراء.

d.     وظيفة التخزين.

e.      دور التخزين.

f.       متطلبات الشركة من إدارة التخزين.

2-  أهداف وأهمية الشراء والتخزين.

a.     المزيج الشرائي.

b.     تبسيط الإجراءات.

c.      الإمداد والتموين والتصرف في الرواكد.

3-  التكامل بين الشراء وسياسات المشروع.

4-  دور الشراء في تحقيق الأرباح.

5-  الإمداد واستراتيجية المنظمة.

a.     دور الإمداد والشراء في وضع الاستراتيجية.

b.     دور الإمداد والشراء في تنفيذ الاستراتيجية.

أولاً : وظيفتا الشراء والتخزين  :-

1-   أداء وظيفة الشراء :

تعتبر أحد وظائف المشروع يتم إسنادها إلى بعض الأفراد داخل التنظيم.ويتضمن ذلك معالجة مجموعة من الموضوعات التي تتعلق بإدارة الانسياب المادي للمواد المشتراه وكذلك عملية التخزين

2-   ما المقصود بالشراء.

 

هي الوظائف التي تعمل على مساعدة المشروع على امتلاك مجموعة من العناصر اللازمة للإنتاج أو التي تمثل المدخلات الضرورية لتحقيق التشغيل.

3-   مهام وظيفة الشراء.

Å      الحصول على المواد والخامات والخدمات المطلوبة ليتمكن المشروع من تحقيق أهدافه.

Å      الحصول على ما سبق بالجودة المطلوبة ووفقًا لنوعية المشروع وطبيعة المنتجات.

Å      الحصول على ما سبق بالكمية المطلوبة.

Å      بأقل تكلفة ممكنة.

Å      في الوقت المناسب.

Å      في إطار أفضل الشروط الخاصة بتحقيق أفضل الخدمات وعدم التعرض لمخاطر النفاذ.

وللقيام بهذا تدور مسئوليات إدارة الشراء حول ثلاثة محاور :-

الأول : هو طويل الأجل : تجديد وتطبيق سياسات للشراء.

Å      تساهم في تحديد مفهوم وشكل المنتجات النهائية التي يقوم المشروع بإنتاجها.

Å      تحليل مراحل اتخاذ القرارات المتعلقة بالشراء (من،ماذا،كيف؟) وكذلك التنبؤ بالاحتياجات في الأجل القصير والمتوسط والطويل.

Å    تحدد السياسات الخاصة بالعلاقات مع الموردين مع الاهتمام بتنويع مصادر الشراء.

الثاني : متوسط الأجل من حيث الاهتمام بإجراء التعاقدات مع الموردين وإعداد سجل لهم والتفاوض معهم وتحرير العقود وأوامر الشراء.

الثالث : قصير الأجل ويتعلق بوضع وتحرير ومتابعة أوامر التوريد ومتابعة الاستلام والرقابة على المخزون وحل مشاكل التوريد ومراجعة فواتير الشراء.

4-   وظيفة التخزين.

أيضًا بدأ الاهتمام بها منذ فترة ليست بالبعيدة. وينبع هذا الاهتمام من إداركنا بأنه في الواقع فإن الاستثمارات في المخزون تمثل التزامات مالية وأموال مجمدة في صورة بضاعة ومواد مخزنة تؤثر بصورة مباشرة على التكاليف وعلى أسعار البيع مما ينعكس على توازن الإيرادات والمدفوعات وتحقيق السيولة المالية وتخفيض التكاليف وتحقيق هامش الربح الذي يضمن استمرارية المشروع ونموه والجودة في مواجهة المنافسين.

5-   دور التخزين.

سوف يؤدي نقص المخزون إلى مشاكل متعددة تتمثل في تعطيل برامج الإنتاج مما سيسبب ارتفاع في تكاليف الإنتاج يرفع من سعر تكلفة السلع التي يقدمها المشروع, وبالتالي ارتفاع الأسعار في مواجهة المنافسين وتقليل حجم المعروض من السلع المنتجة بما يؤثر أيضًا على مكان المشروع بالسوق.

ويكمن الاختيار الصعب في المفاضلة بين وجود المواد في المخازن بكميات كبيرة لضمان الإنتاج واستمراريته مع ما يترتب على ذلك من تكاليف مرتفعة وبين وجود المواد في المخازن بكميات غير كافية للإنتاج لتوفير التكاليف مع ما يترتب على ذلك من اهتزاز سمعة الشركة بالسوق وتأثر الماركة التي تقدمها. وهناك في الواقع أكثر من نموذج وطريقة للتعامل مع هذه المشكلة.

6-   متطلبات الشركات من إدارة التخزين.

في الحقيقة إن عدم رضا مديري الشركات ورجال الأعمال عن إدارة المخزون لا يمكن إرجاعه إلى نقص الأساليب العلمية والطرق الفنية لإدارة المخزون والرقابة عليه. فعلى العكس هناك تدفقًا وثراء كبيرين بل فيضًا من الكتابات والأبحاث والطرق القابلة للتطبيق وإنما يرجع عدم الرضا في الواقع إلى غياب الإجراءات التنفيذية والتطبيقية التي تعمل على وضع نظام متكامل لإدارة المخزون.

هذا النظام المتكامل لإدارة المخزون يقوم على التالي :

1-     وجود نظام متكامل للمعلومات.

2-     عرض موجز ومتكامل للطرق والأساليب المتعددة عن فنون ونماذج إدارة المخزون.

3-     اقتراح نظام للإدارة العلمية للمخزون من خلال عرض نموذج علمي له قابلية التطبيق.

4-     برمجة النظام على الحاسب الآلي.

ثانيًا : أهداف وأهمية  الشراء  :-

1-   المزيج الشرائي.

يلعب دورًا هامًا وحيويًا حيث يناط بها توفير احتياجات هذه الوحدات من مختلف الأصناف والمستلزمات والاحتياجات اللازمة للإنتاج بالأسعار والكميات والجودة والتوقيت المناسب ومن مصدر الشراء المناسب.

ونجاح هذه الإدارة في أداء وظيفتها إنما ينعكس في تكامل هذه العوامل دون غياب أو تجاهل لإحدي هذه العوامل لأن عدم تحقيق واحدة منها يؤدي إلى عدم الوصول بالخطة إلى الأهداف المطلوبة.

فالشراء بغير الكمية المناسبة يؤدي إلى الاختناق في الخط الإنتاجي إذا ما تم بالنقص عن الكم الأمثل أما إذا تم الشراء بأكبر من الكمية المناسبة ففي هذه الحالة قد يسبب ارتفاع حجم المخزون وهذا معناه تجميد وتعطيل جزء من رأس المال إلى زيادة التكاليف.

كذلك يلعب الوقت دورًا هامًا في الشراء، فالشراء قبل الوقت المناسب قد يؤدي إلى ارتفاع نفقات المخزون وضياع مبالغ من رأس المال الممثل في البضائع المخزونة من جهة أخرى فالشراء بعد الوقت المناسب له أثار سلبية خطيرة على استمرار العملية الإنتاجية.. وهكذا.

2-   تبسيط الإجراءات.

إن من أهم واجبات إدارة المشتريات المرونة والتبسيط في الإجراءات في إطار اللوائح والنظم المتبعة من أجل سرعة الحركة واتخاذ القرار في الوقت المناسب.

3-   الإمداد والتموين والتصرف في الرواكد.

حيث يكون على عاتق إدارة المشتريات إمداد المخازن بصورة منتظمة حتى تتمكن المخازن من تموين الإنتاج. كذلك فإدارة المشتريات تكلفة بيع الأصناف الراكدة التي قامت بشرائها لأنها الأقدر على فهم طبيعة هذه الأشياء وأسعارها السوقية السائدة.

4-   الرقابة على المخزون.

فالمخازن هي المنطلق الذي تتخذ منه نوعيات الأصناف المطلوبة المختلفة الواجب اتخاذ إجراءات الشراء الخاصة بها داخل إطار حدود التخزين والاستهلاك المتفق عليها بالنسبة لكل وحدة تمشيًا مع حاجة وأغراض المشروعات.

ثالثا: التكامل بين الشراء وسياسات المشروع.

حيث تتحدد أهداف وظيفة الشراء في ضوء الاهداف العامة للمنظمة ومن ثم يجب التركيز علي التكامل والترابط الذي يجب أن يتحقق بين عملية الشراء وبين السياسات العامة للمشروع من جانب ومختلف المجالات والنواحي الأخري بالمنظمة من جانب أخر .

رابعا : دور الشراء في تحقيق الارباح .

كان التركيز في السابق على سعر البيع باعتباره مصدر الربحية الساسي. وقد لعبت الظروف التاريخية دورًا في ذلك فقد كانت المنافسة غير حادة كذلك لم تكن الأسواق مشبعة بالكامل لذلك كان المجتمع في حالة من النمو مما شجع المديرين وأصحاب الأعمال على فرض الأسعار التي يريدونها. ولكن مع مرور الوقت بدات الأسواق في التشبع وبدأ المستهلك يأخذ مكانته فيما يتعلق بالانتقاء من العديد السلع المنافسة وبدأ السوق يفرض شروطه من حيث السعر والجودة .

وهكذا كان لابد للمشروعات من الاهتمام بتحقيق الربحية عن طريق تخفيض التكلفة وبدأ الموضوع بالتركيز علي تكاليف العمل المباشر ولكن بعد فترة ومع تحليل الكثير من حسابات التشغيل في المصانع والشركات

اتضح أن تكلفة العمل المباشر تتراوح ما بين 10٪ و 25٪ فقط من التكلفة المباشرة بينما تكلفة المشتريات تتراوح بين 35٪ و 60٪ من التكاليف المباشرة وهكذا بدأت أهمية وظيفة الشراء تتضح وتتبلور في الشركات الصناعية.

خامسا :الإمداد واستراتيجية المنظمة.

يمكن بكل بساطة تعريف استراتيجية المنظمة بأنها عبارة عن مجموعة القرارات التي تؤثر بطريقة حساسة ودائمة على موقع المشروع في السوق وعلى الدور الذي يمكن أن يؤديه في البيئة. وينقسم دور المسئولين في جهاز الشراء من الاستراتيجية إلى شقين :-

الشق الأول : دور في وضع الاستراتيجية :

Û      يحيط المنظمة علمًا بكل التعديلات والتطورات الخارجة التي يمكن أن تمثل فرصًا أو تهديدات للمنظمة والتي يقوم المشروع / المنظمة بتطوير الاستراتيجيات من أجل حسن استغلال الفرص أو تجنب التهديدات.

Û      من خلال أثر الشراء البالغ على التكاليف فهي تقدم للمشروع سلاحًا هامًا من أسلحة المشروع.

Û      تمكن من تطوير سياسات التكامل الخلفي مع مصادر التوريد.

الشق الثاني :تنفيذ الاستراتيجية :

‌أ)         القيام بعمليات البحث والدراسة فيما يتعلق بتجميع وتحليل البيانات عن أسواق المواد في الموردين المحليين.

‌ب)      القيام بمساعدة القائمين على الإنتاج في تحليل المنتجات ومكوناتها.

‌ج)      دراسة مراحل اتخاذ قرار الشراء وتحديد إجراءات الشراء.

‌د)        وضع سياسات الشراء بما فيها سياسات اختيار الموردين.

‌ه)     اختيار طرق التخزين وأساليب إعادة الشراء ومراقبة المخزون.